１週間を１枚にまとめるA4シート管理術

　
　1週間の予定を管理するツールといえば、手帳やスマートフォンのアプリ、また職場では社内の管理システムなどを思い浮かべますが、場合によってはそれらを併用しているひとも多いはず。
ボクも、月単位と年単位の手帳を併用していますが、外出する時はそれらを持ち歩くのではなく、1週間の主な予定と日々のTodoなどをA4シートに１枚にまとめたものをつかっています。 きょうは、シンプルで合理的、そして持ち歩くモノを少なくしたいひとにオススメな「A4シート管理術」を紹介します。

A4サイズの用紙を使うメリット

　現在、職場や家庭用で、もっとも利用されている印刷用紙あるいはコピー用紙の基準は「A4サイズ」で、わざわざ家電量販店まで買いに行かなくても、ダイソーなどの100円均一ショップでも購入できるほど普及しています。

　
　A4シートを３回折りたたむと、ワイシャツの胸ポケットにもすっと収まる大きさになり、1枚にA7サイズのページが８面（片面）の小さなメモ帳になります。
（ほらA7サイズのキャンパスノートと同じサイズでしょ）
これスタイルを利用して、１週間の予定をこの１枚に書き込んで管理ツールにしてしまおう！というお話です。

表の作り方

　パソコンにインストールされている、表計算ソフトのExcel（エクセル）やNumbers（ナンバーズ）を使って罫線で票を作成します。ひと手間加えて、日付やチェックボックス、備考欄を作るとさらに、ライフハックツールらしくなります。
まず１日分のフォーマットが完成すれば、表をコピー＆ペーストしてあと７日分をシート内に並べます。 ８ページ目は、それぞれが管理したい１週間単位のタスクやTodoを書き込めるような表にしておきましよう。

＊表計算アプリがない、あるいは操作に不慣れな方のためにブランクシート（PDF形式）をダウンロードできるようにしておきます。

A4シート管理術の解説

　 ここからは、ボクの実用例を中心に解説していきます。
毎日が忙しくて気がついたら１日が終わっていたとか、単調な毎日の繰り返しばかりとか、そんなひとに生活習慣を改善する「Habit/Weekly Todo」は有効です。

Habit（朝の行動５則）

①ベッドメイク
朝起きたらまず、ひと晩お世話になった布団や毛布に感謝してベッドメイクします。
②デスクの整理
朝、デスク整理からはじめると、意外にしゃきっとした気持ちになっていい１日のスタートがきられます。
③窓開放
外気を取り込み、部屋の空気を入れ換えることで、リフレッシュ効果もあります。
④１杯の水を飲む
人間は眠っている時、ひと晩で500ml～1Lの汗をかくといいます。
起床したらまずコップ１杯分を飲むことで、夜間に失われた水分の補給と腸を目覚めさせるのにも有効です。
⑤ひげそり
１週間の半分を自宅で仕事をしていると、つい不精になりがちになるので、身だしなみについてもしっかり整える習慣を加えました。

デイリーページ

「きょうのTodoページ」には、当日やるべきことを箇条書き（Todoスタイル）でチェックできるフォームです。
下段には、朝の行動５則とあわせて、毎日実践したい習慣をあげて、それらが実行できれば「レ点」でチェックします。
①行動５則
こちらはDaily habitから、全部できればレ点でチェック。
②掃除
３LDKのマンションなら10分～15分もあれば終わります。短時間でもいいので、汚れが目立つところを綺麗にすることがポイントです。
③読書
気分転換は必要です。ゲームもいいですが、本をたとえ10分でも読んでいると、外部のノイズから遮断されて、新しい発想も湧いてきます。移動中の読書も有効です。
④スクワット
お金も時間もかけずにできる運動がスクワット。狭い場所でも手軽にできる上に、足腰を鍛える効果があります。もちろん、気分転換にも！
⑤other(その他)
①から④は、すべて自分のための行動です（掃除については賛否があるかもしれませんが）。そこで、なにか家族のために行う作業を、otherとして設定しました。
たとえば、掃除のついでに、風呂場脱衣場やトイレの換気口を延長ノズルで綺麗にしたり、ベランダの窓拭きをしたり、ちょっとひと手間かけて簡単に終わることをすれば、それで☆ひとつ獲得です。

きょうの評価

　１日がんばった自分を☆の数で採点します。
達成できた項目の☆マークを赤色で塗りつぶして、きょう自分ができたことを評価して、褒めてあげましょう。
毎日３スター程度を目標として、週に１回５スター獲得できればいいくらいに思っていれば十分です。

Weekly Todo

　ルーチン化されていない、イレギュラーなイベント（〆切り・出張）や行事（子どもの運動会・法事）など、仕事やプライベートも含めて書き出すことで、この週のポイントを把握できます。

これらの使い方は、あくまでボクの生活サイクルに合わせて目標を決めた一例にすぎません。
それぞれの生活サイクルにあわせて、目標を１枚のA4シートに書き込んで、実践すればきっと毎日の生活に変化が現れます。

１週間が終わったら？

　１週間分のシートを使い終えたら、即処分してもかまいませんが、自宅にもしスキャナーがあるのならデータ化して保存しておくのもいいでしょう。Daily habitも定期的に見直して内容を変えるとマンネリ化を防げますし、過去のデータを見て次のステップに踏み出すための資料にもなります。

文具愛好家の考察

　いまでは、すっかりスタンダードになったA4サイズの印刷用紙（コピー用紙）に簡単な票を印刷すれば、手軽に自分だけのメモ帳が完成します。
バイブルサイズのシステム手帳やA5サイズのリングノートを愛用しているボクですが、買物リストや移動中の列車時刻などが書かれたノートを、ゴソゴソと鞄の中やリュックから取り出すのには手間がかかります。
A7サイズに折りたたんだA4シートならば、シャツの胸ポケットやトートバッグのポケットにすっぽり収まって、出し入れも容易です。
このまま持ち歩いてもいいですが、A7サイズのノートカバーを探して併用するとさらに便利さが増します。
低コストで始められる「A4シート1週間管理術」で充実した1日の指南になれば幸いです。

この記事を書いた人

出雲義和

文具ライター、システム手帳から綴じノートまで複数の手帳を使い分ける、手帳歴40年のマルチユーザー。
「趣味の文具箱」「ジブン手帳公式ガイドブック」などの文具雑誌や書籍をはじめ、旅行ライターとしても執筆活動を行い、文具と旅の親和性を追い求める事をライフワークとしている。

最新の投稿

• 2024年11月14日文具、徒然旅日記東京インターナショナルペンショー
• 2024年10月10日文具、徒然旅日記いつかは作りたい旅ノートのためのエフェメラの集め方
• 2024年9月12日文具、徒然旅日記大容量インクの万年筆、TWSBI VAC700Rの魅力
• 2024年8月21日文具、徒然旅日記東京文具の展示会レポート